Smart Working: il fac-simile di accordo

Fac-simile dell'accordo individuale per attivare lo smart working in azienda per i propri dipendenti.

L’emergenza Coronavirus ha spinto il Governo a favorire il ricorso aziendale allo smart working, anche attraverso una procedura semplificata per il caricamento massivo delle comunicazioni, ai sensi del DPCM del 1° marzo 2020.

In base a tale decreto, per la durata dello stato di emergenza, tutti i datori di lavoro – per ogni rapporto di lavoro subordinato e – possono attivarlo anche in assenza di accordi individuali ivi previsti, assolvendo in via telematica agli obblighi informativi verso i lavoratori stessi, ricorrendo alla documentazione resa disponibile sul sito INAIL.

La disciplina del lavoro agile – definita come modalità di lavoro dipendente senza vincoli di orario e di luogo di lavoro, con prestazione lavorativa svolta in parte all’interno dei locali aziendali e in parte all’esterno, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa – è invece sintetizzata nel Jobs Act autonomi (legge n. 81/2017).

L’accordo di smart working

Non si tratta di una  forma contrattuale ma di una  modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato, previo accordo tra il lavoratore e il datore di lavoro.

Accordo che di norma deve essere in forma scritta e deve contenere almeno questi contenuti minimi:

• durata: a tempo indeterminato o determinato;
• preavviso: il recesso è possibile con un preavviso di almeno 30 giorni (90 per i lavoratori disabili) per gli accordi a tempo indeterminato o in presenza di un giustificato motivo;
• esecuzione della prestazione lavorativa al di fuori dei locali aziendali, con particolare riguardo agli strumenti tecnologici utilizzati e al rispetto del diritto alla disconnessione per il lavoratore;
• controllo della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, tenendo conto dell’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori.

Ricordiamo inoltre che il trattamento normativo e retributivo deve essere lo stesso degli altri colleghi e che i lavoratori “agili” hanno diritto alla tutela prevista in caso di infortuni e malattie professionali anche per quelle prestazioni rese all’esterno dei locali aziendali e nel tragitto tra l’abitazione ed il luogo prescelto per svolgere la propria attività.

Fac-simile accordo smart working

Denominazione sociale

SMART WORK – ACCORDO INDIVIDUALE
Egregio Sig.
…………….,……………

Con riferimento alla richiesta da Lei avanzata di poter partecipare alla sperimentazione di forme di smart work, Le comunichiamo che abbiamo deciso di accogliere la Sua istanza e di procedere conseguentemente alla suddetta sperimentazione che sarà regolata come segue:

Definizione di smart work

Lo smart work costituisce una modalità flessibile e semplificata di lavoro da remoto, diversa dal telelavoro, per cui la prestazione lavorativa potrà essere espletata, per un giorno alla settimana, al di fuori dalla propria abituale sede di lavoro presso:

• la Sua abitazione;
• altro luogo privato di sua pertinenza diverso dalla sua abituale abitazione, con esplicito divieto di locali pubblici o aperti al pubblico;
• hub aziendale ove disponibile.

Durata dello smart work

Ella ha la possibilità di iniziare la Sua attività in smart work per un giorno alla settimana, a decorrere dal ………. e sino al 31 dicembre 2014.

Trascorso tale periodo verrà ripristinata – senza necessità di alcuna comunicazione preventiva – l’originaria modalità della prestazione di lavoro nei locali dell’Azienda in……

Qualora da parte nostra si ravvisi la possibilità di prorogare il termine sopra indicato di altri …. mesi provvederemo a dargliene notizia con un preavviso di almeno un mese rispetto alla scadenza del …… stipulando, se necessario, nuovo specifico accordo individuale.

Luogo della prestazione

Fermo restando che la Sua sede di lavoro ad ogni altro effetto continua ad essere in….., durante il periodo in cui svolgerà l’attività lavorativa oggetto della presente è stabilito su Sua espressa richiesta che Ella operi presso il Suo domicilio a…. ovvero presso:

• altro luogo privato di sua pertinenza diverso dalla sua abituale abitazione, con esplicito divieto di locali pubblici o aperti al pubblico;
• hub aziendale ove disponibile;

circa i quali dovrà dare, tempo per tempo, preventiva informativa al Suo Responsabile diretto.

Naturalmente senza che ciò possa comportare il riconoscimento di alcun trattamento di missione ovvero di qualsivoglia altra indennità comunque connessa alla Sua nuova temporanea allocazione.

Per quanto ovvio, la prestazione lavorativa nelle giornate ulteriori rispetto a quella in smart work, dovrà essere effettuata presso la Sua abituale sede di lavoro, fatte salve le trasferte di lavoro e la partecipazione a iniziative formative fuori sede.

Attrezzature di lavoro / Connessioni di rete

Per effettuare la prestazione lavorativa smart work risulta sufficiente la dotazione di un personal computer portatile aziendale.

L’azienda si impegna pertanto a fornirLe in comodato d’uso – ex art. 1803 e seguenti del c.c. – e per tutta la durata del periodo di smart work, detto apparato, sempre che non ne sia già in possesso per lo svolgimento dell’attività lavorativa.
La manutenzione dell’apparato aziendale in argomento resta a carico dell’Azienda.

Ella si impegna a prendere visione del “Prontuario di prima informazione sulla Salute e Sicurezza sul lavoro” allegato al presente, ponendo particolare attenzione ai punti riepilogati nella pag.28 dello stesso a titolo: “Verifica requisiti minimi di idoneità dei locali privati adibiti ad attività lavorativa in S.W.” (N.d.R. a margine della lettera-accordo individuale, a pag.13, viene riportata la pag.28 di tale prontuario). Quanto precede con la sola eccezione dei locali definiti come hub aziendali.

Per parte Sua Ella assume espressamente l’impegno ad utilizzare gli apparati aziendali ed i programmi informatici messi a Sua disposizione esclusivamente nel nostro interesse, a rispettare le relative norme di sicurezza, a non manomettere in alcun modo detti apparati e a non consentire ad altri l’utilizzo degli stessi.

Per quanto riguarda la strumentazione necessaria per la connessione alla extranet Aziendale, considerata la natura non stabile e non continuativa dell’attività fuori sede di cui allo smart work disciplinato dal presente accordo, Lei si impegna ad utilizzare quella di proprietà personale (fissa, wi-fi, wireless).

Presso gli hub aziendali, invece, la connessione potrà avvenire con collegamento diretto alla intranet aziendale via LAN o wi-fi.

Normativa applicabile

Le precisiamo, per quanto possa occorrere, che nel corso del periodo durante il quale Ella presterà la Sua attività con la modalità smart work, il Suo rapporto di lavoro continuerà ad essere regolato dalla normativa in vigore per il personale che presti la propria attività con la modalità tradizionale.

In caso di ferie, malattia e qualunque altro tipo di assenza disciplinata dalla normativa in discorso, per quanto ovvio, Ella è tenuto a rispettare gli oneri di comunicazione e/o richiesta previsti.

In relazione ai peculiari presupposti dello smart work, Le verrà riconosciuta l’erogazione del buono pasto – se ed in quanto spettante in relazione ai criteri aziendalmente in atto – solo per i giorni di attività lavorativa in sede o presso hub aziendale, con esclusione di qualsiasi trattamento di missione.

Collocazione della giornata di smart work e orario di lavoro

La collocazione nella settimana della giornata di smart work sarà definita direttamente con il Suo Responsabile diretto; potrà avere collocazione mobile nella settimana secondo una pianificazione che sarà pure definita con il Suo Responsabile.

La Sua prestazione lavorativa si effettuerà, di massima, in correlazione temporale con l’orario normale applicabile alla struttura di appartenenza con le caratteristiche di flessibilità temporale propria della Sua categoria, fermo restando che Ella deve comunque garantire la Sua reperibilità nelle fasce orarie definite con il Suo Responsabile.

Prestazione

Lei riconosce che la prestazione lavorativa resa in forme di smart work comporti, in modo specifico, una condotta informata, ai principi di correttezza, disciplina, di dignità e moralità.

Durante l’orario di lavoro della giornata effettuata in smart work Lei dovrà essere costantemente raggiungibile sia via telefono che in connessione dati.

Le precisiamo che Ella è tenuta nel caso di impedimenti di qualsivoglia natura (a titolo esemplificativo e non esaustivo: malfunzionamento degli impianti, mancata ricezione dei dati necessari) a segnalare al Suo Responsabile, con la massima tempestività, la situazione così venutasi a determinare.

L’Azienda si riserva in tal caso di richiamarLa in sede.

Le rammentiamo inoltre che Ella, com’è ovvio, dovrà farsi carico ogni qual volta ne ravvisi la necessità – in relazione a dubbi ovvero a problemi insorti – di interpellare il Responsabile dell’Ufficio per ricevere le istruzioni e le direttive del caso.

Comunicazioni

Le confermiamo che provvederemo naturalmente ad assicurarLe la necessaria informativa riguardo alle istruzioni operative ed ai temi aziendali di Suo interesse.

Riservatezza e Privacy

Le rammentiamo infine che, a norma di legge e di contratto, Ella è tenuto alla più assoluta riservatezza sui dati e sulle informazioni aziendali in Suo possesso e/o disponibili sul sistema informativo aziendale e che conseguentemente dovrà adottare – in relazione alla particolare modalità della Sua prestazione – ogni provvedimento idoneo a garantire tale riservatezza.

Inoltre, nella qualità di “incaricato” del trattamento dei dati personali, anche presso il Suo luogo di prestazione fuori sede, dovrà osservare tutte le istruzioni e misure di sicurezza di cui alla lettera di nomina di cui ha già preso visione.
In particolare, con riferimento alle modalità smart work, richiamiamo la sua attenzione sui seguenti punti di cui alle citate istruzioni:

• deve porre ogni cura per evitare che ai dati possano accedere persone non autorizzate presenti nel Suo luogo di prestazione fuori sede;
• deve procedere a bloccare l’elaboratore in dotazione in caso di allontanamento dalla Sua postazione di lavoro, anche per un intervallo molto limitato di tempo;
• alla conclusione della prestazione lavorativa giornaliera è obbligatorio da parte Sua conservare e tutelare i documenti eventualmente stampati provvedendo alla loro eventuale distruzione solo una volta rientrato presso la Sua abituale sede di lavoro;
• qualora, invece, in via d’eccezione, al termine del lavoro risulti necessario trattenere presso il Suo domicilio materiale cartaceo contenente dati personali, lo stesso dovrà essere riposto in armadi, cassetti o altri contenitori muniti di serratura.

Facoltà di recesso dell’Azienda

Considerato che lo smart work potrà essere realizzato e mantenuto solo quando e finché tale modalità lavorativa consenta il mantenimento del medesimo livello quali-quantitativo di prestazione e di risultati che si sarebbero conseguiti presso la sede aziendale, in assenza di dette condizioni l’Azienda, dopo opportuni colloqui gestionali volti a verificare direttamente con Lei quanto in corso, potrà, se la predetta situazione perdura, nonostante detti colloqui, recedere dal presente accordo con effetto immediato.

Facoltà di recesso della Lavoratrice / Lavoratore

Ella ha facoltà di recedere dal presente accordo in via anticipata rispetto alla scadenza dello stesso, dandone formale comunicazione con il preavviso di sette giorni.
La preghiamo di volerci restituire copia della presente da Lei sottoscritta in segno di ricevuta ed accettazione.
Cordiali saluti.

Per ricevuta ed accettazione

Firma Società  _________________________

Firma _________________________

Emergenza Coronavirus

Al fine di contenere il rischio di contagio Covid-19, è possibile avviare lo smart working con una semplice auto-dichiarazione.

di Redazione PMI